Как сделать кадровый архив

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - задайте свой вопрос онлайн-консультанту. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения.

Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Подготовка дел к архивному хранению Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать страниц. При оформлении одной папки дело необходимо: прошить на 4 прокола или переплести все страницы; пронумеровать страницы в правом верхнем углу; составить внутреннюю опись документов — оглавление; подготовить лист-заверитель отметить количество страниц, соответствие нумерации и др. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

Кроме того, архив должен надежно охраняться с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. Для самостоятельной организации архива вам потребуются: Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т.

Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света. Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс.

Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения. Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами: выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения; распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный более 10 лет.

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний при наличии. Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует: Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.

Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск. Тщательно выбирайте партнера для хранения.

Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения - строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации. Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним.

Хранение кадровых документов и их архив

Статьи Архивирование кадровых документов Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека.

Подготовка документов к архивному хранению

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив.

Архивирование кадровых документов

Хранение кадровых документов и их архив Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов. Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию разработать Положение об архиве фирмы. Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г. Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля г.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, .. соответствующие соглашения, также должны это делать.

Хранение и архив кадровых документов

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют. Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации. Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы К таким документам относятся как к досадной формальности.

Заказать расчет стоимости Хранение кадровых документов Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа. Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные до 50 лет и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению. Архивное хранение кадровых документов обычно производится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве.

Cдача кадровых документов в архив

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности.

Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г.). Кроме.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Электронный архив для кадровых служб "Кадровик. Круг задач, которые приходится решать работникам кадровых служб, весьма широк. Это, прежде всего, деятельность по подбору и расстановке персонала, своевременному и качественному комплектованию подразделений предприятия специалистами, оценке персонала, его эффективному использованию, повышению квалификации. Каждый из этих процессов сопровождается появлением значительного количества кадровых документов как в бумажном, так и в электронном виде. По этой причине в практической деятельности кадровых служб постоянно повышаются роль и значение современных информационных технологий. Для автоматизации кадрового делопроизводства многие компании внедряют различные системы, позволяющие работать не только с количественными, но и качественными показателями персонала. Однако подобные разработки используют только учетные данные, а для выполнения профессиональных задач работнику кадровой службы необходим постоянный оперативный доступ к информации о сотрудниках. Кроме того, данный класс систем не обеспечивает достаточную защиту персональных данных, содержащихся в кадровой документации, согласно требованиям Федерального закона от Электронный архив кадрового делопроизводства Оптимальным решением указанных проблем может стать система, разработанная специалистами корпорации ЭЛАР, - "Электронный архив кадрового делопроизводства" - и представляющая собой комплекс для документационного обеспечения кадровых процессов и защиты персональных данных ПД. Система автоматизирует большинство процессов, с которыми кадровик ежедневно сталкивается в своей работе.

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Сдельная оплата труда Коллеги, нужен совет по поводу архива и хранения кадровых документов. Организация, коммерческая. Личные дела на сотрудников не ведутся, никаких копий документов и пр. Трудовые договоры соответственно хранятся отдельно в папочке. Но изменения к трудовым договорам соглашения прикладываются не к договорам, а к приказам например о переводе, совмещении должностей и пр. Мне честно говоря, это не нравится, но руководство против ведения личных дел. Сейчас встал вопрос об архиве.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. schoolusolar

    Между нами говоря, я бы пошел другим путём.